MarcomMall
חיפוש באתר
חיפוש באינדקס
קטגורייה/תחום עיסוק
תת קטגורייה
איזור בארץ
חיפוש לפי שם

העברת מסרים עסקיים במצגת

מהי מצגת עסקית טובה? איך מעבירים את המסר? איך גורמים למישהו להבין, לזכור ולפעול לפי רצונותינו? על שאלות אלה ועוד ננסה לספק תשובה במאמר זה.

ישנן מטרות שונות למצגת ולהעברת מסרים והן נעות מלימוד והדרכה, דרך שיווק ומכירות, גיוס הון, ניהול עובדים, פרסום ושיווק ועוד. המטרות שלשמן נועדה מגוונות אך במקור כולן נועדות לגרום לתגובה אצל המאזין או המתבונן – תגובה שמתבטאת בשינוי התנהגותי או בשינוי רגשי.
ללא שינוי דפוס התנהגות כלשהו, הרי שבזבזנו את זמננו, ובעולם העסקי, בו מתמקד מאמר זה, מדובר באובדן מטרות עסקיות, ובסופו של תהליך פגיעה בתוצאות העסקיות של החברה.

במאמר זה אנו מתייחסים למצגת עסקית במובן של שיווק ומכירות (הנעה לפעולה), אך מרבית הנקודות שנדונות כאן ניתנות ליישום גם על מצגות אחרות כגון גיוס הון, הצהרות לעיתונות, ניהול כ"א, הדרכה והטמעה, הצגת חברה ועוד.
להלן מספר נקודות משמעותיות שיש להתייחס אליהן בבניית מצגת עסקית מקצועית. זהו אוסף קטן מתוך מספר רב של סוגיות המהוות את עולם העברת המסר העסקי. מאחורי כל אחד מהנושאים שלהלן מידע רב שלא מפורט במאמר זה וניתן לקבלו במסגרות מקצועיות שונות של ייעוץ מקצועי.

1. התמקדות במטרות ולא באוסף מסרים. בבניית מצגת PowerPoint, רובנו מתחילים בתהליך של איסוף מידע וקיבוצו בשקופיות בזו אחר זו לפי סדר שנראה לנו הגיוני. התוצאה הסופית של מרבית המצגות שנבנות בדרך זו הינה בינונית במקרה הטוב. בחלק מהמקרים, הבינוניות הזו מוסתרת ע"י יכולות ורבאליות ותיאטרליות מצוינות של דובר ספציפי, אך בכל השאר אנו נותרים עם מצגת בינונית. מטרות המצגת חשובות בהרבה מהצורך העז שלנו לרשום עובדות ברצף על גבי שקופית. לכן, התחילו עם רישום מדויק של מטרות המצגת והקפידו לחלק את המטרות האלה למטרות קצרות טווח וארוכות טווח.

באופן מפתיע לרובנו, מצגת טובה תתמקד בהשגת המטרות קצרות הטווח ותספק מידע רלוונטי למטרות ארוכות הטווח. לדוגמא, אם מדובר במצגת מכירות או גיוס הון, מטרה קצרת טווח הינה זיהוי ראשוני של עמדת קהל היעד שלנו ביחס למוצר/שירות/חברה אותה אנו מייצגים בעוד שמטרה ארוכת טווח הינה מכירה/גיוס. מטרה קצרת טווח נוספת יכולה להיות קביעתה של פגישה נוספת. תהליך שינוי התנהגות אצל קהל היעד הינו הדרגתי ובדיוק באותו אופן עלינו לספק את המידע – באופן הדרגתי ומובנה.

מהן מאפייניה של משימה או מטרה עסקית כאשר אנו עוסקים במצגות עסקיות?
• על משימה עסקית להיות ברורה ונעדרת דו משמעות. לכן, מומלץ לפרק משימות-על כגון "הגדלת מכירות" למשימות נקודתיות ברורות. אם עדיין נותר חוסר בהירות בנוגע למשמעותה של המטרה, מומלץ להמשיך ולפרק אותה למרכיביה. אוסף של מטרות קצרות טווח ברורות עדיף על מטרת על כללית.

• על משימה עסקית להיות ברת השגה. אין טעם בהגדרת יעדים שאינם ברי השגה. שגיאה נפוצה היא האמונה כי הגדרת משימות שהינם מחוץ להישג ידינו מגדילה את המוטיבציה שלנו לגדילה והתפתחות. האמת היא שברוב המקרים יעדים שאינם ברי השגה "מייאשים" אותנו ואנו נוטים לזנוח חלקים מהתהליך או במקרה הרע את התהליך כולו. אף על פי כן, מומלץ לבחון מעת לעת את עוצמתם של היעדים והעדכניות שלהם.
• על משימה עסקית להיות ברת מדידה. תהליכים שאינם מדידים ברמה זו או אחרת אינם ניתנים לשיפור. ישנן משימות שאמצעי המדידה שלהם יספק תשובה בינארית של "הצלחה" או "כישלון" וישנן משימות עסקיות שלהן נוכל להצמיד מדדים כמותיים מדויקים יותר. בחלק מהמקרים המדדים שנציב להצלחתה של מצגת יצריכו איסוף נתונים או הערכה של ביצועי העבר. אם מטרה עסקית אינה ברת מדידה, אפילו לא ברמת איכותית כללית של "כן" ו"לא", עדיף להימנע ממנה כמטרה.

2. רמת מעורבות של קהל יעד. מטרת העברת המסר הינה בסופו של דבר השפעה על רמת המעורבות של קהל היעד שלנו ביחס לאג'נדה העסקית שלנו. רמת המעורבות של הקהל מתבטאת באופנים שונים כשהראשית ביניהם הינה כמות הזמן ו/או הכסף (משאבים) שקהל היעד מוכן להשקיע על מנת לצרוך את המידע שברשותנו טרם החלטת רכישה או השקעה. דוגמא לנקודות משמעותיות במסלול המעורבות של קהל יעד יכולה להיות:
 1. צפייה בפרסומות. 2. חיפוש באינטרנט אחר מידע נוסף (במנוע חיפוש). 3. כניסה לאתר ספציפי וצריכת מידע. 4. פנייה טלפונית. 5. קביעת פגישה 6. ניהול מו"מ והחלטת רכישה.
תפקידנו כמעבירי מסר הינה לזהות את רמת המעורבות הנוכחית של קהל היעד ולסייע לו להמשיך במסלול הרצוי. במסגרת מצגת עסקית עלינו לספק את המידע הרלוונטי לרמת המעורבות הנוכחית של קהל היעד.

3. עולם רווי מסרים. העברת המסר שלנו בעזרת מצגת עסקית נעשית בעולם רווי מסרים עסקיים, דעות, סטיגמות שמקורם כלל אינו קשור להעברת המסר שלנו. הצופה/מאזין שלפנינו מעכל את המידע שאנו מנפקים לו בהשוואה למסרים רבים אחרים. ועלינו לקחת זאת בחשבון. לעיתים, יותר משנדמה לנו, באותה פגישה יכולים להיות נוכחים בקהל אנשים שונים שעבורם אנו מכוונים את המצגת שלנו שיבינו את אותו המסר בצורות מאוד שונות ולכן יגבשו דעות שונות לגבי התוכן המועבר, ובסופו של דבר רמות מעורבות שונות ולכן גם המלצות שונות לפעולה. מן הראוי שבבניית המסר במצגת נאפשר לנו מנגנוני משוב ובקרה שיאפשרו לנו לוודא כי המסר הועבר והובן בצורה שבה התכוונו אליה. קיימים מספר מנגנונים כאלה, כשהפשוט מכולם – לשאול שאלות את קהל היעד או לחילופין לספק לקהל היעד הזדמנות לשאול שאלות.

יחד עם זאת, יש לזכור כי אם לא שואלים אותנו שאלות, אין זה בהכרח אומר שהמסר הועבר כהלכה, ייתכן מאוד כי המצב בדיוק הפוך (המאזין לא ירד לסוף דעתנו ובשל עמדה שלילית לגבי המוצר/שירות, ביישנות או סיבות אחרות אינו מעוניין לנהל דיאלוג מכל סוג שהוא).

4. אי ודאות. אחד המנגנונים הבדוקים להעלאה הדרגתית של רמות מעורבות אצל קהל יעד הינו טיפול בעולם הוודאות הקשור בסט ההחלטות שמולן עומד קהל היעד. במקרה של שיווק, מכירות או גיוס הון יכולים משתני אי הוודאות של הקהל להשתרע ממחיר, שירות, עמידה בלוחות זמנים, מיומנות מקצועית, היתכנות טכנולוגית, מהימנות, יכולת ניהול ועוד. הקהל מגיע למצגת (או שאנחנו אליו) כשהוא מצויד בסימני שאלה רבים לגבי הצעת הערך שלה הוא מצפה. בהסתמך על גישה זו, באחריותנו "לטפל" בשלל סימני השאלה האלה, בזה אחר זה. בכך נעלה את רמת המעורבות של קהל היעד באופן הדרגתי ונשלט. בחלק מהמקרים, נמנע בטיפול במשתנה אי וודאות מסוים באופן מכוון, למשל, לעיתים נרצה להשאיר את קהל היעד בעלטה לגבי מחירו של המוצר אותו אנו מוכרים וזאת על מנת לקבל סימנים ברורים ממנו לגבי רמת העניין שלו במוצר. במקרים מסוימים אף נדגיש אלמנטים מסוימים של אי וודאות במידה והגדלת אי הוודאות של הלקוח הפוטנציאלי מגדילה את סיכויינו לשיתוף פעולה והשגת מטרותינו.

5. יחסי גומלין ומסרים חופשיים. כפי שכבר הוזכר קודם לכן, המסרים אותם אנו מעבירים לקהל היעד שלנו במהלכה של פרזנטציה אינם מועברים בריק. העסק הממוצע משתמש בפלטפורמות שונות על מנת להעביר את מסריו. מצגת, פרופיל חברה, שיחות טלפון, אתר אינטרנט, כרטיסי ביקור, סרטוני הדרכה, משמשים רק חלק מערוצי העברת המסר בעולם העסקי. יחסי הגומלין בין המרכיבים השונים משפעים באופן מהותי על אפקטיביות העברת המסר. במילים אחרות, כאשר אנו מציגים מצגת עסקית בפני קהל מקצועי, עלינו לדאוג שסביבת המסר תואמת את מטרותינו. סתירה בין המסר שמועבר על ידינו במהלכה של מצגת לבין נתונים שונים באתר האינטרנט של החברה עלולה לפגוע משמעותית ביכולתנו להשיג תוצאות חיוביות, ולהיפך, התאמה נאותה ויחסי גומלין בריאים יכולים לספק לנו משוב אודות קהל היעד שלנו וצרכיו ולהפוך לכלי רב ערך במיטובו של התהליך כולו.

יחד עם זאת, ברור כי אין ביכולתנו לשלוט על כל המסרים המשלימים בסביבתנו. מסרים המופיעים על גבי הרשת כדוגמת בלוגים ואתרי חדשות, מסרים המועברים מפה לאוזן, ומסרים שמקורם במתחרים הם רק מקבץ קטן של דוגמאות למסרים חופשיים. רק משום שאין ביכולתנו לשלוט במסרים חופשיים (ברוב המקרים) אין משמעות הדבר שאנו לא אמורים להתייחס אליהם או להתמודד עימם. זירת חדר הישיבות קשורה קשר הדוק לסביבות מסר אחרות כגון האינטרנט ומדיות אחרות ובבואנו לעצב את מבנה המצגת שלנו ותוכנה של המצגת, עלינו לקחת סביבות אלה בחשבון.

6. בניית פרזנטציה אפקטיבית. להלן המלצה בסיסית לתהליך נכון לבניית מצגת אפקטיבית. התהליך מתבסס על ניסיון מצטבר של בניית מאות מצגות ושיטות הפעולה של מומחים שונים בתחום מרחבי העולם:

א. קביעת יעדים למצגת, הגדרת מסרים עיקריים ואבחון קהלי יעד.

ב. כתיבת מסמך מוביל הניתן לקריאה עצמית. בחלק זה יש לבצע את תהליך איסוף המידע וסינונו. לעיתים תכופות המסמך המוביל מהווה גם מסמך הנועד לחלוקה (Handout, זה שמחלקים לקהל במהלכה של המצגת או משאירים לאחר המצגת או שולחים במייל). שגיאה נפוצה והרסנית במיוחד הינה להדפיס את המצגת ולחלקה לנוכחים כמסמך תומך.

ג. בחירת מבנה מצגת המתאים ביותר למילוי המשימה. קיימים מבנים שונים למצגות, חלקן מתבסס על ציר כרונולוגי, חלקן על צירים לוגיים שונים של סיבה ותוצאה, טענה ותימוכין, צורך ופתרון ועוד. לבחירת המבנה השפעה רבה על תכנים ועל התנהלות המצגת כולה. מבנה המצגת לא חייב לתאום לחלוטין את מבנה המסמך המוביל.

ד. עיצוב גרפי בסיסי של סביבת המצגת. תבנית PowerPoint, עיצוב חומרים נלווים, קוד לבוש, כולם מהווים סביבת מסר סמויה. תפקידו של מעצב גרפי מקצועי הינו להמיר באופן אפקטיבי את היעדים והמסרים שנקבעו בשלב א' למסר חזותי ברור. הדבר יכול להיות באופן כללי ולא מפורש וגם באופן פרטני בכל שקופית ושקופית.

ה. בדיקה מחדש ותיקון. במצגות שגודלן פחות מ-50 שקופיות, אני ממליץ להדפיס עותק חסכוני בדיו ולפרוש אותו ע"ג שולחן גדול. יש לעבור עליו מתחילתו ועד סופו, לרשום הערות ולתקן אח"כ בפורמט הדיגיטלי. במצגות גדולות יותר יש לעשות שימוש בחוצצים ברורים בין מקטע מצגת אחד למשנהו ובתוכן עניינים ברור. המלצה נוספת לגבי מצגת ארוכה במיוחד היא לעשות שימוש ב"מד התקדמות" (Progression bar) שמופיע לאורך המצגת מעת לעת או לכל אורכה. מד כזה מספק לנו ולקהל היעד משוב מוצלח לגבי קצב ההתקדמות שלנו במצגת.

ו. אימון. אימון נכון הינו אחד המפתחות הראשיים להצלחה במצגת. אין להסתמך על התחושה הפנימית שאנו בקיאים בחומר. אימון טוב הינו מול קהל אמיתי במידת האפשר, אך חשוב מכל, אימון טוב הוא אימון בזמנים אמיתיים, כלומר, מתחילים את המצגת ולא עוצרים עד שהיא מסתיימת (לא עורכים שינויים במצגת במהלך אימון).

אסיים בנקודה חשובה וקריטית שנעלמת לעיתים מרבים מהאנשים המציגים מצגות. המסר נמצא אצל הדובר. לא במצגת. הדובר הוא לב העניין, הוא צריך להיות מוקד תשומת הלב. מצגת עסקית הינה כלי עזר טקטי שנועד לחזק את המסר שהדובר מנסה להעביר. מצגת מעולה יכולה גם להיות נטולת עזרים טקטיים.

בבואכם ליצירת מצגת עסקית אפקטיבית, בין עם בכוחות עצמכם ובין עם בסיועו של איש מקצוע, שימו לב והתייחסו בין היתר גם לנקודות נוספות שלא דנו במאמר זה, כגון: בקרת מצגת בזמן אמת וניהול זמנים, התייחסות לקהל והקשבה פעילה, גיוון בריתמיקה, גיוון בסגנון דיבור ומנעד גרפי, כמויות טקסט בשקופית ובחירת פונטים, שימוש לא מוצלח באנימציות, תקשורת וקיום דיאלוג עם קהל היעד, יציבה ושפת גוף וכדומה.


נכתב ע"י לי לסטר, בעלים ומייסד חברת גקו העברת מסרים עסקיים המתמחה בעיצוב גרפי, מיתוג והכנת מצגות עסקיות

להלן מצגת המציגה את יכולות גקו בהכנת מצגת עסקית


פרופיל חברת גקו בפורטל מרקום מול


חזרה לניוזלטר מרקום מול נובמבר 2010

חזרה לראש הכתבה

הדפסשלח לחבר
לכתבות ומאמרים נוספים...
האם סרט מוצר יכול להגדיל את נתוני המכירות?
מיתוג אג'ילי
אז איך יראה סרט התדמית שלכם - "בטוח" או "יוצא מן הכלל"?
הדרך הקלה להתאים שיווק Inbound לשוק מסוים
כיצד לבנות אסטרטגית שיווק "משפיע"
שלושה עדכונים חדשים בטוויטר שעלינו לקחת בחשבון בשנת 2015
מיטב ערוצי השיווק והטקטיקות לחברות B2B
איך לשלוט באיזון בין עיצוב אתר והפונקציונליות שלו
תקשורת שיווקית בחברה גלובלית
יצירת סרטי שיווק מבדרים ומלמדים

אודות מרקום

טיפים והמלצות אינדקס ספקים מצגות מולטימדיה עיצוב מצגות

עמוד הבית

פרסום באתר עיצוב גרפי סרטי תדמית רעיונות שיווקיים

פורום מרקום

כתבות ומאמרים תרגום ועריכה דפוס דיגיטלי מוצרי פרסום
סיפורי הצלחה מיתוג ביתן לתערוכה עיצוב ובניית אתר יחסי ציבור
מרקום ניוזלטר קורס מרקום מתקני תצוגה בנייה וקידום אתר שלומית הרץ
סדנאות מרקום כתיבה שיווקית מיתוג עסקי עיצוב פלאש דרושים מרקום
אירועים עסקיים מפת האתר כנסים וארועים עיצוב אריזות

קידום אתרים

כנס מרקום מדיה חברתית שיפוצים והתקנות
דרונט בניית אתרים
כל הזכויות שמורות למרקום מול 2009 studio-touch